Giảm chi phí, tăng hiệu quả

LSO- Sau hơn một năm khai thác đưa vào ứng dụng, việc liên thông văn bản giúp Văn phòng UBND tỉnh tiết kiệm đáng kể chi phí ngân sách nhà nước và giúp các cơ quan, đơn vị trong tỉnh kịp thời xử lý những nhiệm vụ khẩn cấp.

Nhân viên văn thư Văn phòng UBND tỉnh chuyển gửi văn bản
qua hệ thống văn phòng điện tử – eOffice

Do yêu cầu của Chính phủ và các bộ, ngành trung ương hoặc do công việc đột xuất của lãnh đạo tỉnh nên Văn phòng UBND tỉnh thường xuyên có sự thay đổi, điều chỉnh thời gian diễn ra các sự kiện. Mỗi lần điều chỉnh, văn phòng phải gửi văn bản khẩn, hỏa tốc thông báo đến các cơ quan, đơn vị được biết. Trước tháng 4/2017, việc chuyển gửi văn bản khẩn, hỏa tốc từ văn phòng đều phát hành qua đường bưu điện rất tốn kém chi phí. Trước thực tế này, Trung tâm Tin học – Công báo, Văn phòng UBND tỉnh đã nghiên cứu khai thác ứng dụng liên thông văn bản để hạn chế tối đa việc gửi văn bản khẩn, hỏa tốc qua bưu điện. Sau nghiên cứu, từ tháng 4/2017, văn phòng bắt đầu cho khai thác ứng dụng liên thông văn bản dựa trên phần mềm văn phòng điện tử – eOffice.

Ông Hoàng Mạnh Hùng, Giám đốc Trung tâm Tin học – Công báo cho biết: Sau hơn một năm ứng dụng, việc liên thông văn bản đã hạn chế thấp nhất chi phí chuyển gửi văn bản khẩn, hỏa tốc. Không những thế còn mang lại lợi ích lớn hơn, đó là giúp việc chỉ đạo, điều hành của UBND được kịp thời, đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ; tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại ở các cơ quan đơn vị hành chính; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hiện đại hóa và đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh.

Việc phát hành văn bản khẩn, hỏa tốc qua hệ thống này diễn ra theo một quy trình khép kín. Cụ thể là sau khi bộ phận văn thư văn phòng phát hành những văn bản khẩn, hỏa tốc thì sẽ thông báo cho Trung tâm Tin học – Công báo biết qua công cụ nhắn tin trên eOffice. Ngay sau khi nhận được thông tin, cán bộ trung tâm đăng nhập vào hệ thống phần mềm liên thông tại địa chỉ: http://langson.bdoc.vn  để gửi văn bản đến các đơn vị. Chỉ sau ít phút xử lý, văn bản đã được gửi đi. Cán bộ trung tâm cũng có thể kiểm tra trên hệ thống danh sách đơn vị đã nhận, đơn vị nào chưa nhận được văn bản điện tử. Với những đơn vị chưa nhận được (chủ yếu là các cơ quan đảng, đoàn thể hoặc các đơn vị bị lỗi phần mềm), trung tâm thông báo cho bộ phận văn thư văn phòng cử cán bộ trực tiếp mang văn bản đi gửi đến đơn vị đó. Để thực hiện được giải pháp trên đây, Văn phòng UBND tỉnh đã gửi công văn đến các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố thống nhất thời gian thực hiện, tài liệu hướng dẫn và tài khoản truy cập để tải văn bản về.

Chị Hoàng Thị Hồng Loan, Tổ trưởng Tổ Văn thư, Văn phòng UBND tỉnh cho biết: Trung bình mỗi ngày, văn phòng gửi đi 60 lượt văn bản khẩn, hỏa tốc. Trước đây, cước gửi bưu điện chỉ 9.500 đồng/lượt văn bản nhưng nay đã lên tới 63.000 đồng/lượt văn bản. Như vậy, nếu vẫn gửi bằng đường bưu điện thì văn phòng sẽ phải chi phí cước gửi văn bản, văn phòng phẩm, in ấn… khoảng 100 triệu đồng để gửi hơn 1.400 văn bản khẩn, hỏa tốc/tháng. Khai thác phần mềm điện tử giúp đơn vị tiết kiệm số tiền đó cho ngân sách nhà nước trong hơn 1 năm nay.

Chị Tô Thu Trường, cán bộ văn thư, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cho biết: Trung bình mỗi ngày, sở nhận trên 10 văn bản khẩn, hỏa tốc. Trong đó rất nhiều văn bản được gửi trên phần mềm điện tử. Qua đây giúp chúng tôi tiếp nhận ngay chỉ đạo điều hành của cấp trên để từ đó có thể triển khai nhanh chóng, kịp thời yêu cầu công việc và chủ động hơn trong thực hiện nhiệm vụ.

Có thể khẳng định, việc khai thác liên thông văn bản khẩn, hỏa tốc dựa trên phần mềm eOffice trong hơn một năm qua đã đem lại hiệu quả cao trên môi trường mạng, giúp các cơ quan, đơn vị hành chính tại Lạng Sơn ứng dụng triệt để hạ tầng công nghệ thông tin vào chuyên môn và nâng cao tính chuyên nghiệp, hiện đại trong quản lý để đáp ứng tốt các yêu cầu nhiệm vụ đề ra.