Thành công và tiện ích

Đại biểu dự họp UBND tỉnh thường kỳ sử dụng văn bản điện tử trong cuộc họp

100% cuộc họp sử dụng văn bản điện tử

Hơn 4 năm nay, ở phần cuối của các giấy mời họp thường kỳ UBND tỉnh đều có dòng chữ “Các cơ quan được mời họp chủ động cập nhật, nghiên cứu tài liệu được gửi qua eOffice và trên trang thông tin của Văn phòng UBND tỉnh”. Ông Hoàng Mạnh Hùng, Giám đốc Trung tâm Tin học – Công báo, Văn phòng UBND tỉnh  cho biết: Việc chuyển đổi từ sử dụng văn bản giấy sang văn bản điện tử trong các cuộc họp nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin; cải cách hành chính; góp phần đổi mới phương thức hoạt động, lề lối làm việc theo hướng hiện đại và phục vụ kịp thời sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh.

Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ (Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước), ngoài việc đẩy mạnh ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử – eOffice, từ năm 2013, Văn phòng UBND tỉnh triển khai “Hệ thống phần mềm họp không giấy” vào các cuộc họp Chủ tịch, Phó Chủ tịch, họp thường kỳ UBND tỉnh. Từ 30 máy tính xách tay được trang bị vào năm 2013, đến nay, tổng số máy tính xách tay phục vụ các cuộc họp đã tăng lên 45 chiếc. Dựa trên nền tảng hệ thống văn phòng điện tử – eOffice và “cầu nối” File Transfer, edxml Adapter và website của văn phòng, trước khi cuộc họp diễn ra từ 1 – 3 ngày, toàn bộ tài liệu được gửi đến các thành viên dự họp. Hơn 4 năm nay, 100% cuộc họp Chủ tịch, Phó Chủ tịch và họp thường kỳ UBND tỉnh đều ứng dụng hệ thống này.

Cán bộ Trung tâm Tin học – Công báo, Văn phòng UBND tỉnh xử lý dữ liệu trên phần mềm họp không giấy

Lợi ích kép

Ngày 21/3/2018, tại UBND tỉnh diễn ra cuộc họp thường kỳ tháng 3 kỳ 1. Tại đây, mỗi bộ tài liệu phục vụ cuộc họp lên tới 1.000 trang văn bản. Nhờ “hệ thống phần mềm họp không giấy”, văn phòng đã tiết kiệm khoảng 1 triệu đồng chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, kim bấm gần 5.000 trang tài liệu và giảm chi phí sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, máy photocopy). Trung bình mỗi năm, UBND tỉnh có khoảng 20 cuộc họp thường kỳ và hàng chục cuộc họp Chủ tịch, Phó Chủ tịch. Như vậy từ năm 2013 đến nay, “Hệ thống phần mềm họp không giấy” giúp đơn vị tiết kiệm ngân sách nhà nước trên 200 triệu đồng.

Phần mềm này tương thích với các loại trình duyệt và các thiết bị công nghệ như: máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh nên rất tiện lợi, dễ dàng cho người sử dụng. Để có được thông tin, văn bản, các đơn vị được mời dự họp chỉ cần có thiết bị kết nối Internet, nhớ địa chỉ và tài khoản đăng nhập là có thể khai thác mọi lúc, mọi nơi. Sau mỗi cuộc họp, thay vì phải mang về lưu trữ hằng trăm, hàng nghìn trang tài liệu bản giấy thì các đại biểu chỉ việc cắp cặp về không bởi đã có tài liệu điện tử được sao, lưu trong các thiết bị máy tính. Ông Hoàng Mạnh Hùng cho biết thêm: Trong thời gian họp, các đồng chí có thể kịp thời cập nhật, bổ sung  tài liệu liên quan để đại biểu dự họp tham khảo ngay mà không cần phải chờ đợi cung cấp bản sao bằng giấy.

Chị Hoàng Thị Hồng Loan, Tổ tưởng Tổ cán bộ văn thư, Văn phòng UBND tỉnh cho biết: “Không chỉ có những tiện ích trên, “hệ thống phần mềm điện tử” giúp Tổ cán bộ văn thư giảm áp lực công việc rất nhiều. Trước đây, chúng tôi mất rất nhiều thời gian, thậm chí là làm việc ngoài giờ để in, phô tô tài liệu kịp thời phục vụ các cuộc họp. Nay không còn phải làm việc này nữa nên có thời gian dành cho công việc hành chính khác nhiều hơn”.  

Trong thời gian tới, Văn phòng UBND tỉnh tiếp tục khắc phục những khuyết điểm của hệ thống và trang bị thêm máy tính để vận hành, khai thác tối đa hiệu quả mang lại từ “hệ thống phần mềm họp không giấy”.