Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức kỳ họp HĐND: Thiết thực và hiệu quả

LSO- Kỳ họp thứ 8 HĐND tỉnh khóa XVI (nhiệm kỳ 2016 – 2021) diễn ra trong 2 ngày: 12 và 13/7/2018 vừa qua là kỳ họp HĐND “không giấy” đầu tiên tại Lạng Sơn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong tổ chức, điều hành kỳ họp bước đầu đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính và tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước, Văn phòng HĐND tỉnh đã đưa phần mềm “Hệ thống quản lý nghiệp vụ HĐND” vào sử dụng lần đầu tiên tại kỳ họp thứ 8 HĐND tỉnh khóa XVI.

Theo ông Nguyễn Đặng Ân, Chánh Văn phòng HĐND tỉnh, việc ứng dụng CNTT trong kỳ họp  đã mang lại rất nhiều lợi ích, nhất là tiết kiệm chi phí, giúp các đại biểu dễ dàng hơn trong việc nghiên cứu, lưu trữ tài liệu và giảm tải cho công tác chuẩn bị kỳ họp của văn phòng HĐND tỉnh.

Không còn những tệp tài liệu dầy, nặng như thường lệ, thay vào đó là những chiếc máy tính xách tay gọn nhẹ chứa đựng toàn bộ tài liệu của kỳ họp. Trước kỳ họp khoảng một tuần, tài liệu liên quan sẽ được cập nhật lên hệ thống và thông tin đến đại biểu nên đại biểu có thể đọc và nghiên cứu kịp thời.

Đại biểu Vương Lê Hoàng, Chủ tịch UBND phường Tam Thanh, thành phố Lạng Sơn cho biết: “Ứng dụng CNTT trong kỳ họp rất phù hợp. Việc này đòi hỏi mỗi đại biểu có trách nhiệm cao hơn, phải dành thời gian nghiên cứu nhiều hơn. Đại biểu cũng đỡ “cồng kềnh” khi đi họp và thuận tiện trong lưu trữ tài liệu”.

Đại biểu HĐND tỉnh nghiên cứu tài liệu trên máy tính xách tay

Trước đây, trong mỗi kỳ họp số lượng tài liệu phát hành ra là 160 bộ tài liệu. Toàn bộ chuyên viên Văn phòng HĐND tỉnh đều được huy động phục vụ cho công tác in, phô tô, sắp xếp tài liệu từ 5 – 7 ngày, sau đó mất thêm thời gian phát tài liệu đến từng đại biểu HĐND tỉnh; chưa kể khó khăn trong chỉnh sửa tài liệu, nếu sai một từ cũng phải đi in lại toàn bộ. Giờ ứng dụng phần mềm, nếu phải chỉnh sửa tài liệu chỉ cần cập nhật trên hệ thống là xong, đơn giản và nhanh gọn. Ví như trong kỳ họp thứ 8 lần này, báo cáo tổng hợp ý kiến thảo luận tại tổ được cập nhật ngay trên hệ thống vào 14 giờ ngày làm việc thứ 2 của kỳ họp. Trong khi đó, làm theo cách trước đây, sau khi xây dựng xong báo cáo, chuyên viên văn phòng phải in, phô tô gửi toàn bộ đại biểu thì phải đến 15 giờ, báo cáo mới đến tay đại biểu. Tại kỳ họp lần này, số lượng tài liệu giấy giảm xuống còn 20 bộ, chỉ cung cấp cho chủ tọa, đại biểu mời và thư ký kỳ họp.

Để ứng dụng “Hệ thống quản lý nghiệp vụ HĐND” vào kỳ họp HĐND tỉnh, văn phòng HĐND tỉnh phối hợp với Viễn thông (VNPT) Lạng Sơn – đơn vị cung cấp phần mềm lắp đặt hạ tầng CNTT, cài đặt phần mềm, và hỗ trợ hướng dẫn từng đại biểu HĐND sử dụng. Các thiết bị phát wifi được Bộ Công an kiểm định (dán tem niêm phong) để đảm bảo an toàn thông tin. Văn phòng đã trang bị 4 máy tính cho các đại biểu không hưởng lương từ ngân sách, 54 máy tính xách tay còn lại do cơ quan đơn vị nơi đại biểu HĐND tỉnh công tác trang bị. Mỗi đại biểu HĐND tỉnh được cung cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.

Ông Trần Duy Quỳnh,Tổ trưởng tổ CNTT của VNPT Lạng Sơn cho biết: “Tổ CNTT luôn túc trực tại kỳ họp để đảm bảo ổn định đường truyền, kỹ thuật và hỗ trợ các đại biểu khi cần thiết. Hiện nay, tốc độ truy cập phần mềm vẫn còn chậm, đơn vị đang tiếp tục cải tiến, nâng cấp”.

Với những lợi ích thiết thực khi ứng dụng phần mềm “Hệ thống quản lý nghiệp vụ HĐND”, thời gian tới, Văn phòng HĐND tỉnh sẽ trang bị thêm máy tính cho đại biểu mời để giảm tài liệu in xuống chỉ còn 10 bộ tài liệu cho kỳ họp và tăng cường sử dụng các chức năng khác của phần mềm như: biểu quyết, điểm danh… để phục vụ những kỳ họp tiếp theo hiệu quả hơn.

“Sau khi ứng dụng phần mềm “Hệ thống quản lý nghiệp vụ HĐND” vào kỳ họp, văn phòng đã tiết kiệm được khoảng 25-30 triệu đồng chi phí văn phòng phẩm và chi phí chuyển phát tài liệu qua bưu điện” – Ông Nguyễn Đặng Ân, Chánh Văn phòng HĐND tỉnh cho biết.