10 năm ứng dụng văn phòng điện tử

Cán bộ Sở Thông tin và Truyền thông sử dụng phần mềm văn phòng điện tử

Trang bị đến 36 cơ quan, đơn vị;  225 xã, phường, thị trấn

Năm 2007, Lạng Sơn là một trong số ít địa phương trong nước được triển khai hệ thống VPĐT – eOffice. Thời điểm đó, toàn tỉnh chỉ có một số cơ quan hành chính như Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông… được lắp đặt sử dụng thử nghiệm. Với sự quan tâm chỉ đạo triển khai của UBND tỉnh và nguồn kinh phí hỗ trợ lắp đặt, từ năm 2007 đến nay, hệ thống được cài đặt và ứng dụng rộng rãi từ cấp tỉnh đến cấp xã. Hiện tại, hệ thống đã được trang bị đến 36 cơ quan, đơn vị hành chính (25 sở, ban, ngành; 11 huyện, thành phố) và mở rộng đến 225/226 xã, phường, thị trấn (1 xã chưa ứng dụng do chưa có mạng Internet) với 46 máy chủ và 4.424 máy trạm.

Ông Phạm Tuấn Tú, Trưởng phòng Cải cách hành chính (CCHC), Sở Nội vụ cho biết: So với nhiều tỉnh, thành phố thì Lạng Sơn là địa phương được triển khai sớm hệ thống VPĐT. Sau khi lắp đặt và đánh giá quá trình chạy thử nghiệm, hệ thống được triển khai đồng bộ và tăng lên nhanh chóng qua từng năm. Cách đây 3 năm, toàn tỉnh chỉ có khoảng 10% UBND cấp xã thì đến nay đã tăng lên 99,6% UBND cấp xã ứng dụng. Có thể thấy đây là một thành công lớn của tỉnh khi thực hiện nội dung hiện đại hóa hành chính trong Chương trình tổng thể CCHC nhà nước của tỉnh. Hơn nữa, sử dụng VPĐT thay thế cho phương pháp làm việc từ văn phòng truyền thống là bước đi đúng đắn của tỉnh và các cơ quan, đơn vị hành chính bởi VPĐT mang lại tính chuyên nghiệp và hiệu quả cao về mọi mặt khi tác vụ.

Công cụ tác nghiệp không thể thiếu

Trung bình một ngày, Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) xử lý khoảng 50 văn bản đến và 20 văn bản đi. Nhờ ứng dụng eOffice, cán bộ văn thư của sở chỉ cần 1 click chuột có thể chuyển văn bản đến tài khoản sử dụng của lãnh đạo sở thay vì mang văn bản giấy đến tận tay và chờ lãnh đạo xử lý như trước. Chị Hoàng Thị Phương, cán bộ văn thư Sở TT&TT cho biết: “Tiện lợi nhất là những lúc lãnh đạo đi công tác xa vẫn có thể truy cập phần mềm và xử lý văn bản đảm bảo thông suốt. Hơn nữa, với khả năng lưu trữ tài liệu, văn bản với dung lượng lớn, phần mềm giúp tôi dễ dàng tra cứu và không vất vả lưu giấy tờ, sổ sách, hạn chế sự nhầm lẫn cũng như thất thoát tài liệu. Vì thế eOffice là công cụ không thể thiếu của chúng tôi khi làm việc”.

Ngoài ra, hệ thống VPĐT còn đem lại nhiều tính năng, tiện ích tối đa cho cán bộ trong quá trình tác vụ. Trong xử lý văn bản, gần 100% văn bản (trừ văn bản mật) đều được số hóa và xử lý trên hệ thống. Theo thống kê, mỗi năm, toàn tỉnh có gần 200.000 văn bản đi, đến xử lý qua eOffice. Cụ thể năm 2015, toàn tỉnh có 66.608 văn bản đi, 119.039 văn bản đến; năm 2016 có 75.995 văn bản đi, 179.138 văn bản đến; 9 tháng đầu năm 2017 có 57.694 văn bản đi và 129.055 văn bản đến được xử lý.

Ông Phạm Tuấn Tú cho biết thêm: Văn bản được xử lý qua đây tiết kiệm tới 90% chi phí văn phòng phẩm (giấy, mực in, phô tô) và chi phí chuyển gửi văn bản tại các cơ quan, đơn vị. Xử lý văn bản điện tử còn giảm thời gian gửi văn bản giấy theo cách truyền thống, giúp tăng hiệu suất công việc. Ví dụ 1 giấy mời, thông báo gửi qua eOffice chỉ vài giây đã được gửi đi nhưng nếu qua đường bưu điện từ tỉnh về huyện cũng mất 1 – 2 ngày.