Những hạn chế cần khắc phục

Bà Nguyễn Minh Hà, Trưởng phòng Quản lý công nghệ và Quản lý chuyên ngành, Sở Khoa học – Công nghệ: “Mong muốn khắc phục hạn chế để hệ thống eOffice lưu thông thông suốt hơn”.

Năm 2007, sau khi UBND tỉnh triển khai ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử eOffice, sở là một trong những đơn vị đầu tiên cài đặt hệ thống và sử dụng. Thời gian qua, khi cập nhật các phiên bản mới của hệ thống, chúng tôi đều tìm hiểu, nghiên cứu và thử nghiệm ứng dụng trước, sau đó hướng dẫn các phòng, ban. Bên cạnh đó, phòng thường xuyên tham mưu với cấp trên nhằm khai thác triệt để hệ thống. Cụ thể như từ năm 2016, công tác kiểm duyệt các tin, bài tuyên truyền về các hoạt động khoa học – công nghệ đã được thực hiện trên hệ thống. Hiện nay, 61 tài khoản eOffice của sở hoạt động thường xuyên và có hiệu quả. Mỗi năm, trung bình sở có trên 1.300 văn bản đi và khoảng 5.000 văn bản đến trên hệ thống eOffice. Tuy nhiên, thời gian qua, máy chủ của hệ thống gặp trục trặc, mỗi sáng, chúng tôi đều phải khởi động lại dẫn tới việc tiếp nhận và chuyển văn bản liên thông bị chậm trễ, ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện công việc và công tác đánh giá của tỉnh.

Bà Đoàn Lê Hiệu, Chuyên viên phụ trách quản trị mạng, Văn phòng HĐND và UBND huyện Cao Lộc: “Bớt một số luồng chuyển văn bản không cần thiết”.

Hiện nay, 22/23 xã, thị trấn và tất cả các phòng, ban trên địa bàn huyện Cao Lộc đều sử dụng hệ thống văn phòng điện tử eOffice. Chỉ còn xã Công Sơn là chưa sử dụng được hệ thống do địa hình phức tạp, chưa thể kéo được đường dây Internet tới xã. Với 230 tài khoản, 100% cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên đăng nhập hệ thống để xử lý, giải quyết công việc. Trung bình mỗi ngày, văn phòng HĐND và UBND huyện có khoảng 50 văn bản đi và đến trên hệ thống eOffice, gần 100% văn bản (trừ văn bản mật). Tuy nhiên, việc chuyển văn bản theo luồng vẫn còn rườm rà, có những văn bản đã được duyệt để gửi cho các phòng, ban nhưng vẫn phải chuyển qua luồng cho lãnh đạo, phần này không cần thiết (do đã được duyệt từ trước). Chúng tôi đang đề xuất với nhà cung cấp phần mềm để điều chỉnh sao cho việc chuyển văn bản đơn giản và nhanh chóng hơn.

Ông Luân Văn Tần, Chủ tịch UBND xã Thụy Hùng, huyện Văn Lãng: “Cần kết nối mạng ổn định để eOffice ứng dụng hiệu quả hơn”.

Mỗi ngày, chúng tôi tiếp nhận và xử lý 4-5 văn bản, có những ngày lên tới trên 10 văn bản. Việc ứng dụng eOffice từ năm 2014 đã góp phần tiết kiệm công sức và thời gian đi lại của cán bộ xã, thời gian xử lý và chuyển văn bản cũng được rút ngắn. Đặc biệt, đối với những văn bản mà huyện cần gấp, chỉ với vài phút, tôi đã có thể nhận và xử lý rồi chuyển đi một cách nhanh chóng. Ngoài ra, có những văn bản đã in ra nhưng bị thất lạc, thay vì phải tìm kiếm thủ công từ các tập tài liệu, tôi có thể vào hệ thống và chỉ với vài thao tác là có thể tìm lại được một cách dễ dàng. Tuy nhiên, việc ứng dụng hệ thống đôi khi chưa phát huy hết hiệu quả vì mạng Internet ở xã thường xuyên bị chập chờn, yếu làm ảnh hưởng tới việc chuyển – nhận văn bản.