Cần đơn giản hóa

Người dân thực hiện thủ tục hành chính về lĩnh vực tư pháp – hộ tịch tại bộ phận “một cửa” UBND phường Đông Kinh, thành phố Lạng Sơn

Do năm sinh trong giấy khai sinh không khớp với thẻ bảo hiểm y tế và những giấy tờ khác nên đầu tháng 10/2017, ông Trần Văn Tiến sinh năm 1938, trú tại phường Đông Kinh, thành phố Lạng Sơn đến UBND phường làm thủ tục ĐKLKS. “Để làm hồ sơ tôi phải nộp 4 loại giấy tờ gồm: bản sao sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, tờ khai ĐKLKS, bản sao giấy khai sinh. Để có được những giấy tờ này, tôi mất khá nhiều thời gian phô tô, chứng thực” – ông Tiến kể. Không chỉ cần có những giấy tờ trên, theo quy định, nếu người thực hiện thủ tục là cán bộ nhà nước phải có thêm văn bản xác nhận của thủ trưởng cơ quan, đơn vị về những nội dung khai sinh của người đó phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

Khó khăn còn mắc phải với những trường hợp người dân ĐKLKS ở UBND cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh (ĐKKS) trước đây. Trong trường hợp này, UBND cấp xã không phải là nơi cấp ĐKKS trước đây phải có văn bản đề nghị UBND nơi cấp ĐKKS trước đây để kiểm tra, xác minh. Khi có văn bản trả lời về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ sổ hộ tịch của UBND nơi cấp ĐKKS trước đây thì UBND cấp xã nơi đang giải quyết thủ tục mới có thể cấp giấy. Tuy nhiên trong thực tế, rất ít UBND cấp xã nơi ĐKKS trước đây có văn bản trả lời nhất là những xã, phường, thị trấn thuộc địa bàn các tỉnh xa ở tận miền Trung, miền Nam… Anh Triệu Quang Huy, công chức tư pháp – hộ tịch, UBND phường Đông Kinh, thành phố Lạng Sơn cho biết: “Từ khi quy định có hiệu lực (1/1/2016) đến nay, phường có 189 trường hợp ĐKLKS, trong đó gần 50 trường hợp phải xác minh lại thông tin. Do một số UBND cấp xã nơi ĐKKS trước đây không có văn bản trả lời nên đúng đủ 5 ngày buộc chúng tôi vẫn phải “linh động” cấp ĐKLKS cho dân theo thời gian quy định. Căn cứ để cấp chỉ dựa vào các giấy tờ được cung cấp và lời cam đoan của người dân ghi trong tờ khai”.

Thời hạn giải quyết TTHC kéo dài cũng đang gây khó cho người dân. Theo quy định, trong 5 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ); người dân mới được nhận kết quả. Với trường hợp cần xác minh thông tin thì thời gian kéo dài tới 13 ngày làm việc. Như vậy để thực hiện thủ tục này, người dân mất từ 1 đến 3 tuần mới có được kết quả trên tay. Việc chậm có giấy khai sinh cũng ảnh hưởng đến quá trình thực hiện các TTHC khác cần đến giấy khai sinh.

Trung bình một năm, toàn tỉnh có vài nghìn trường hợp ĐKLKS. Đơn cử riêng huyện Lộc Bình từ đầu năm 2017 đến nay có 655 trường hợp. Với số người thực hiện thủ tục này khá nhiều trong khi những quy định về thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết còn rườm rà, phức tạp gây ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình thực hiện của người dân và khó khăn trong khâu giải quyết của cán bộ. Theo ông Vy Quang Dũng, Trưởng Phòng Tư pháp huyện Lộc Bình, thành phần hồ sơ có thể cắt giảm, bởi nếu đã có bản sao sổ hộ khẩu thì không cần chứng minh nhân dân. Khi người dân có các giấy tờ chứng minh thông tin về họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con thì có thể lấy làm căn cứ để cấp giấy thay vì quy định cứng là phải nộp đầy đủ các giấy tờ theo quy định. Theo anh Triệu Quang Huy, công chức tư pháp – hộ tịch phường Đông Kinh; thời hạn giải quyết hồ sơ nên rút ngắn xuống từ 2 đến 3 ngày làm việc. Trường hợp xác minh lại có thể chỉ 5 – 7 ngày làm việc là nên cấp giấy khai sinh cho dân.

Theo Luật Hộ tịch (năm 2014), giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với giấy khai sinh của người đó. Điều kiện ĐKLKS khi việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền trước ngày 1/1/2016 nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất.